Política de privacidad

Esta política describe cómo Estevano trata los datos personales en el marco de su servicio SaaS para hoteles. Está redactada conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

Responsable: POLARGATE, S.L. (CIF B24895005), titular de Estevano. Para cualquier cuestión relativa a esta política o al ejercicio de derechos puedes contactarnos en hello@estevano.com.

2. Doble rol: responsable y encargado

Estevano actúa con dos roles distintos según el tipo de dato:

• Responsable respecto a las cuentas de hoteleros (personal del hotel que se registra para usar el servicio): tratamos su email, nombre y datos de uso para prestar el servicio y mantener la relación contractual.
• Encargado del tratamiento respecto a los datos de huéspedes que el hotel introduce o que los huéspedes generan al interactuar con la app (nombre, número de habitación, peticiones, mensajes de chat, reservas). El responsable de esos datos es el hotel contratante; Estevano los trata únicamente por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.

3. Qué datos tratamos

• Cuenta hotelera: email, nombre, contraseña cifrada, rol dentro del hotel, datos de uso técnico (logs de acceso, IP).
• Datos operativos del hotel: nombre del establecimiento, configuración de servicios, contenidos, horarios.
• Datos de huéspedes (por cuenta del hotel): nombre, habitación, peticiones, mensajes de chat con el asistente, reservas, incidencias. Si el hotel los usa: teléfono o correo para enviarle el acceso y otros mensajes, conversaciones con el asistente de voz e identificador del dispositivo para los avisos.

4. Finalidades y base jurídica

• Prestación del servicio contratado por el hotel. Base: ejecución de contrato.
• Mantenimiento, seguridad y mejora del servicio. Base: interés legítimo de Estevano y del hotel.
• Cumplimiento de obligaciones legales (facturación, requerimientos de autoridades). Base: obligación legal.

5. Proveedores y subencargados

Para prestar el servicio recurrimos a proveedores tecnológicos que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, bajo contrato y siguiendo nuestras instrucciones. Son de estas categorías:

• Alojamiento y base de datos en la nube (con sede en EE. UU.): guardan los datos del servicio, gestionan el acceso de las cuentas y sirven la aplicación web. Reciben los datos descritos en el apartado 3.
• Inteligencia artificial para el asistente de chat y la gestión de peticiones (con sede en EE. UU.): genera las respuestas del asistente de chat, lee la conversación de cada petición para sacar información útil del hotel y pone etiquetas a peticiones e incidencias. Recibe los mensajes del chat, la conversación de la petición (incluidos los mensajes del personal), la descripción de las incidencias y los datos del hotel necesarios para responder.
• Inteligencia artificial para traducción y búsqueda (con sede en EE. UU.): traduce los mensajes entre el huésped y el personal y busca en la información del hotel lo que el huésped pregunta en el chat y al asistente de voz. Recibe el texto de los mensajes que se traducen y las preguntas del huésped.
• Asistente de voz (con sede en EE. UU.): atiende las conversaciones con el asistente de voz del hotel, por teléfono y, si el hotel lo activa, en la aplicación. Recibe el audio de la conversación, su transcripción, los datos que el huésped da en ella (por ejemplo, nombre o habitación) y, en las llamadas, el número de teléfono de quien llama.
• SMS, WhatsApp y líneas de teléfono (con sede en EE. UU.): envía los SMS y, si el hotel lo activa, los mensajes de WhatsApp (por ejemplo, el acceso a la aplicación o avisos de la reserva) y recibe las respuestas. También da el número de teléfono del hotel por el que entran las llamadas al asistente de voz. Recibe el teléfono, el contenido de los mensajes y, en las llamadas, el número de quien llama y el audio mientras pasa la llamada al asistente.
• Envío de correos (con sede en EE. UU.): envía los correos del servicio (por ejemplo, el acceso a la aplicación, las confirmaciones de reserva, las invitaciones al personal o el cambio de contraseña). Recibe la dirección de correo, el contenido del mensaje y si el correo se abre y en qué enlaces se pulsa.
• Notificaciones en el móvil y en el navegador (con sede en EE. UU.): los servicios de notificaciones de los sistemas operativos y de los navegadores llevan los avisos al dispositivo. Reciben el identificador de notificaciones del dispositivo y el contenido de cada aviso, que puede incluir el mensaje del huésped o del personal y el número de habitación.
• Procesamiento de pagos: cobra la suscripción del hotel a Estevano. Recibe los datos de facturación y de pago del hotel y el correo de quien la contrata. No recibe datos de huéspedes.

6. Conservación

Conservamos los datos mientras dure la relación contractual con el hotel y, posteriormente, durante los plazos legales aplicables (típicamente hasta seis años para obligaciones contables). Los mensajes de chat y peticiones de huéspedes se conservan según la configuración del hotel; el hotel puede solicitar su supresión.

7. Transferencias internacionales

Los proveedores marcados con sede en EE. UU. pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Esa transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está adherido (decisión de adecuación del art. 45 RGPD) y, si no lo está, en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otras garantías adecuadas conforme al art. 46 RGPD.

8. Derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad (ARSOPL) escribiendo a hello@estevano.com. Si eres huésped de un hotel cliente de Estevano, dirige tu solicitud al propio hotel, que es el responsable de tus datos; te ayudaremos a canalizarla si nos escribes. Tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Cómo eliminar tu cuenta y tus datos, paso a paso: Eliminar tu cuenta y tus datos.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (TLS), control de acceso por roles, separación lógica entre hoteles (multi-tenant), copias de seguridad y registro de eventos relevantes. No realizamos afirmaciones sobre certificaciones que no poseemos.

10. Cambios

Podemos actualizar esta política. La fecha de última actualización aparece en la cabecera. Para cambios sustanciales avisaremos por los medios habituales de comunicación con el hotel cliente.